北海道の製造業や卸売業では、受注をFAXや電話で受け、Excelに手入力してから処理する流れが今も多く残っています。IT化が遅れているのではなく、長年その方法で問題なく動いてきたからです。ただ、それが人手不足と重なると、単純な転記作業にかかる工数がじわじわと負担になってきます。
まず整理したい「3つの無駄」
転記の無駄。FAX・メール・電話で来た注文をExcelに入力し直す作業そのものです。入力ミスが起きる温床でもあります。
確認の無駄。「今、在庫いくつ残ってる？」「この注文はいつ出荷できる？」という確認のたびに電話やチャットが飛び交う状況。一回一回は短くても、積み重なると大きい。
ミスの無駄。発注漏れ・重複出荷・数量ミス。防ごうとすると確認工数が増え、それがまた転記の無駄と合わさって疲弊します。
OCRで転記をなくす
Google DocumentAIやAzure AI Document Intelligenceを使えば、FAXや紙の発注書をデジタルデータに自動変換できます。整形された発注書なら変換精度は高く、実用上十分なレベルです。ただし手書きや崩れた書式には弱いので、例外処理の仕組みを最初に作っておく必要があります。
需要予測で在庫を最適化する
過去の受注データが蓄積されていれば、AIの需要予測が機能します。季節変動や地域イベントを加味した予測を立てることで、過剰在庫と欠品を同時に減らす方向に動けます。データが十分にたまっていない段階では精度が出ないので、まずデータを整備することが先です。
進め方の現実
一度にすべてを変えようとすると現場が混乱します。「一番手間のかかっている入力作業」を一つ選んで、そこだけ自動化する。効果を確認してから次に広げる。その繰り返しが、失敗が少ない進め方です。業務フロー分析からシステム設計まで一緒に考えたい場合は、お問い合わせからご連絡ください。