会議が終わった後の30分が、一番生産性が低いと感じている方は多いはずです。内容を思い出しながら議事録を書いて、関係者に送って、フォローを確認して——それ自体が小さな業務として積み重なります。月に20回の会議があれば、議事録作業だけで10時間以上が消えている計算です。
この作業をAIで減らした方法を、いくつかのパターンに分けて整理します。
録音→文字起こし→要約の流れ
手順はシンプルです。会議をスマートフォンで録音し、OpenAIのWhisperなどで文字に起こしてから、そのテキストをClaudeやChatGPTに渡します。「決定事項・課題・担当者・期日の形でまとめて」と指示すれば、数分で整理された形が出てきます。一度試してみると、作業時間の体感が大きく変わります。
ZoomやTeamsの自動機能を使う
プランによっては、会議ツール側が録音・文字起こし・要約まで自動でやってくれます。追加コストなしで試せるので、まずここから確認するのが早いです。ただしTeamsの自動文字起こしは日本語の精度にムラがあり、固有名詞の扱いが特に荒いのが実情です。社内の人名や製品名が多い会議には、別途確認が必要と思っておいてください。
専用ツールを選ぶ場合
Notta、Otter.ai、tl;dvといった専用サービスは、話者の識別や複数言語対応など精度と使いやすさが一段上です。月額数千円〜で、週に何度も会議がある組織なら投資対効果は出やすいです。
運用で気をつけること
- AIが作った議事録をそのまま配布するのは避けてください。誤認識や抜け漏れは起きます。
- 指示文（プロンプト）をフォーマット化して社内で共有しておくと、品質が安定します。
- 会議の種類によって使うツールを変える、くらいの柔軟さがあると長続きします。
確認の手間がゼロになるわけではありませんが、ゼロから書く手間との差は歴然です。まず一つの会議で試してみてください。